¿Planeando convertir tu visión en realidad? ¿Cuál es la mejor manera de evitar desafíos y problemas durante el viaje al mundo del eCommerce? Un plan de acción sólido.
En este artículo hemos esbozado 6 pasos, que explican cómo crear un plan de acción para tu eCommerce. Además al final de este artículo encontrarás una plantilla, que nosotros mismos utilizamos, para ejecutar un plan de acción.
¿Qué es un plan de acción?
Tal y como McKinsey & Company define, “Un plan de acción es una lista de verificación de pasos o tareas que se deben completar para lograr unos objetivos establecidos”.
El plan de acción es una parte esencial del proceso de planificación estratégica y ayuda a mejorar la planificación del trabajo en equipo.
Como bien sabemos, no solo funciona en la gestión de proyectos, los individuos también usamos planes de acción para preparar una estrategia por tal de lograr nuestros propios objetivos personales.
“Los planes estratégicos a menudo son ballets de gestión perfectamente coreografiados para hacer una sola cosa, y eso es conseguir un sí.”- Chris Bradley
Los componentes de un ecommerce plan incluyen:
- Una descripción bien definida del objetivo a alcanzar.
- Definición de tareas/pasos que deben llevarse a cabo para alcanzar la meta.
- Personas que se encargarán de llevar a cabo cada tarea.
- Plazos e hitos para completar las tareas.
- Recursos necesarios para completar las tareas.
- Medidas para evaluar el progreso.
Lo bueno de tener todo en una ubicación (un mismo documento) es que facilita el seguimiento del progreso y la planificación efectiva de las cosas.
Un plan de acción no es algo escrito en piedra. A medida que la empresa crezca y las circunstancias que la rodean cambien, se tendrá que volver a revisar el plan de acción y hacer ajustes para satisfacer las nuevas necesidades.
¿Por qué es necesario un plan de acción?
Te otorga una dirección clara, debido a que un plan de acción resalta exactamente qué pasos se deben tomar y cuándo deben completarse, permite saber exactamente lo que se debe hacer en cada momento.
“Con el plan de acción, puedes monitorizar el progreso de tu eCommerce hacia su objetivo.” – The Open University.
Además, dado que en este documento dinámico estarán todos los puntos a realizar, nos permitirá dar prioridad antes a unos que otros.
¿Cómo escribir un plan de acción?
Paso 1: definir el objetivo final.
¿Planeando una nueva iniciativa? Comienza por definir dónde estás y dónde quieres estar. ¿Resolviendo un problema? Analiza la situación y explora posibles soluciones – McKinsey & Company.
Y antes de pasar al siguiente paso, se debe definir el objetivo final del e-business a través de los criterios SMART. O en otras palabras, asegurarse de que el objetivo sea:
- Specific: bien definido y claro.
- Mesurable: incluya indicadores medibles para seguir el progreso.
- Attainable: realista y alcanzable dentro de los recursos, tiempo, dinero, experiencia, entre otros disponibles.
- Relevant: se alinea con los otros objetivos del eCommerce.
- Timely: tiene una fecha de finalización.
Por ejemplo: aumentar las tasas de interacción por correo electrónico en un 20% en el próximo año.
Paso 2: enumerar los pasos a seguir.
¿Qué es aquello que debemos hacer para alcanzar los objetivos de nuestro eCommerce?
Creando una plantilla para enumerar todas las tareas a realizar, las fechas de vencimiento y las personas responsables nos ayudará a tener claro cuales son los pasos a seguir hasta llegar a la meta.
Es importante asegurarse de que todo el equipo esté involucrado en este proceso y tenga acceso al documento.
De esta manera, “todos serán conscientes de sus roles y responsabilidades. También, de que cada tarea esté claramente definida y sea alcanzable.
Si nos encontramos con tareas más grandes y complejas, podemos dividirlas en otras más pequeñas que sean más fáciles de ejecutar y administrar.” Asegura el portal de economía The Hartford en su estudio What Is Strategic Planning?
Paso 3: Priorizar tareas y agregar plazos.
Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas más esenciales, agregar fechas límite y asegurarse de que sean realistas.
Otro factor muy importante, tal y como expone la revista Forbes en su estudio Seven Steps To Engage Your Employees In Strategic Planning, consultar con la persona responsable de llevar a cabo la tarea, para comprender su capacidad antes de decidir sobre los plazos, ayudará a alcanzar superiores niveles de productividad.
Paso 4: establecer hitos.
Los hitos pueden considerarse mini objetivos que conducen al objetivo final. La ventaja de agregar hitos es que nos ayudan a mantenernos motivados a pesar de que la fecha límite final esté muy lejos - Forbes.
“Mantener reuniones trimestrales con todos los empleados para actualizar y celebrar el progreso del equipo, es crucial. Es importante hacer actualizaciones trimestrales para mantener el plan al dia.” Comenta Susan K. Wehrley redactora de la revista Forbes.
Paso 5: identificar los recursos necesarios.
Antes de poner en marcha el proyecto un paso crucial, remarca el portal ChiefExecutive, es asegurarse de tener todos los recursos necesarios a mano para completar las tareas.
Tener claros los recursos con los que contamos compromete a los empleados, genera el sentimiento de propiedad del plan y ofrece información sobre el crecimiento de una organización mediante la representación del dinero exacto disponible.
Si estos recursos no están disponibles actualmente, primero debemos hacer un plan para adquirirlos. Esto también debe incluir nuestro presupuesto. Podemos, también asignar una columna del plan de acción para marcar el coste de cada tarea.
Paso 6: visualizar el plan de acción.
El objetivo de este paso es crear algo que todos puedan entender de un vistazo y que se pueda compartir con todos.
Ya sea que el plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo o una tabla, debemos asegurarnos de que comunica claramente los elementos que hemos identificado hasta ahora: tareas, propietarios de tareas, plazos, recursos, etc. Este documento debe ser fácilmente accesible para todos y debe ser editable.
Paso 7: supervisar, evaluar y actualizar.
Debemos dedicar algo de tiempo para evaluar el progreso que hemos logrado. Hay muchas maneras y herramientas de analizar el resultado de un proyecto, pero se podrían resumir, tal y como asegura el software de creación de planes estratégicos Cascade, en 3 preguntas. Estas son:
- ¿Qué hicimos bien?
- ¿Cómo podemos mejorar lo que hicimos bien?
- ¿Qué aprendimos sobre nosotros mismos y nuestro entorno durante el proceso?
Además, se pueden marcar las tareas que se completaron como realizadas, llamando la atención sobre cómo ha progresado el plan de acción durante el proceso de llevar el eCommerce hacia la meta.
Esto también mostrará las tareas que están pendientes o demoradas, en cuyo caso debemos averiguar por qué y encontrar soluciones adecuadas. Una vez realizada la revisión, el plan de acción se debe actualizar en consecuencia.
Centrarse en crear un plan de acción a largo plazo es esencial. Además, los empleados comprenderán el estado actual de la empresa, la productividad aumentará a medida que todos trabajen para alcanzar los objetivos comerciales, creando un mejor escenario para abordar cualquier problema potencial que pueda surgir en el futuro.
Aquí encontrarás la plantilla para empezar a crear el plan de acción de tu eCommerce.
Próximos pasos:
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