En los últimos años, sobre todo a raíz de los cambios vividos a causa de la pandemia de covid19, se ha implantado una gran necesidad de llevar a cabo una transformación digital en todo tipo de empresas conocida como proceso de digitalización. Esta transformación establece que es preciso no solo tener una presencia digital, a través de una web corporativa y perfiles empresariales en las distintas redes sociales más utilizadas, sino que invita a las compañías a implementar otro tipo de cambios para conseguir que los negocios sean cada vez más digitales, como la automatización de determinados procesos o la puesta en marcha del teletrabajo.
Sabemos que para muchas compañías, sobre todo aquellas más pequeñas, los cambios necesarios para iniciar este proceso de digitalización no son nada sencillos, por eso queremos ayudar en dicha transformación informando de cuáles son las pautas principales para iniciar este cambio tan importante.
¿Cómo proceder para iniciar el proceso de digitalización?
- Conocer la situación de la empresa: el primer paso para comenzar con el proceso de transformación digital es analizar el contexto de la empresa para así entender los cambios que se precisan. No todas las empresas arrancan desde el mismo punto, ya que dependiendo del sector al que pertenezcan y de las características con las que cuentan, pueden partir de un punto más o menos avanzado de digitalización. Para conocerlo es necesario analizar aspectos como la existencia o no de una página web y el diseño de la misma, la existencia de correo electrónico, redes sociales y otros elementos corporativos en línea, la disponibilidad de procesos automatizados, o la disponibilidad de un chatbot, entre otros ejemplos.
- Elaborar un plan digital: a continuación se debe diseñar un proyecto de transformación digital, el cual establezca, desde el punto de partida previamente determinado, los cambios que se precisan hacer y el plazo para llevarlos a cabo, el cual se recomienda que sea en un término medio. Además, estas acciones deben ir directamente ligadas con aquellas actividades físicas que se siguen llevando a cabo en la compañía, como la puesta en marcha de unas rebajas en una tienda física o la incorporación de un nuevo producto o servicio.
- Buscar los canales más adecuados: son muchas las opciones digitales disponibles en la actualidad a nivel empresarial, por lo que es muy difícil tener presencia en todas las herramientas de forma efectiva. Para conseguir mejores resultados, se recomienda elegir los canales que mejor se adaptan a cada compañía, en función del sector en el que se encuentren y del público objetivo al que se dirijan. Limitar la estrategia y enfocarse en unos canales determinados ayuda a que el proceso de digitalización sea más sencillo y efectivo.
- Implementar un CRM: CRM son las siglas de customer relationship management, o lo que es lo mismo, la gestión de relaciones con los clientes. Se trata de un programa que permite controlar de manera sencilla, como su propio nombre indica, las relaciones que una compañía establece con sus clientes, disponiendo de toda la información acerca de estos vínculos de manera digital y sumamente accesible.
- Automatizar las tareas: mecanizar determinadas tareas de manera digital no solo disminuye las tareas en determinados departamentos, disminuyendo así la carga de trabajo de algunos empleados, sino que además hace posible que determinados costes se abaraten. Algunos ejemplos de tareas automatizadas son las respuestas a emails automáticas, la elaboración de nóminas, la recopilación de datos para elaborar informes o el seguimiento de pedidos, entre otras.
- Formar a los empleados: por último, cabe destacar que no basta con implementar los cambios definidos previamente si no se lleva a cabo una formación específica para todos los empleados, dato que estos serán los encargados de realizar y controlar el propio proceso de digitalización. Además, es importante tener en cuenta que, en la actualidad, muchos departamentos de recursos humanos buscan reclutar nuevos perfiles que ya cuenten con estos conocimientos digitales, para ahorrarse, tanto en tiempo como en dinero, la necesidad de formar a nuevos trabajadores en relación con estos cambios digitales.
Estos son solo algunos pasos que se pueden tener en cuenta para iniciar un proceso de digitalización en una compañía, pero como se comentaba anteriormente, cada empresa se encuentra en un punto de partida diferente, por lo que las acciones a seguir pueden ser distintas a las mencionadas.
